工作中应该如何使用企业邮箱？

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随着企业信息化的不断发展，企业发展越来越需要企业邮箱，企业邮箱的存在不只是为了方便员工之间的交流，对外也是维护企业形象的一种方式，还可以保留一切工作沟通的重要信息，避免了因员工离职就无法知道原来的工作记录。


工作中，邮件是员工之间的正式沟通工具，非正式场合一般都会使用微信，相比于邮箱更加随意和便捷。工作中很多情况下建议还是使用邮件为好，如何正确使用邮件，避免因邮件沟通造成的一些问题，提高我们的工作效率。从以下几点来解析邮件的规范使用：

一、收件人、抄送人：


1、收件人，是必须要看和处理的人，并给予发件人反馈；
2、抄送人，是知晓者，不需要对这封邮件进行回复。


二、邮件格式：


1、称呼，对待不同的人要有不同的称呼，要做到尊敬、礼貌，工作邮件中尽量不要有太随便的称呼和用词，要正式规范；
2、落款，一般工作邮件中都会设置好自己的签名，包含自己的姓名、部门、联系方式，都会显示在邮件最下方，以方便收件人可以了解并可以随时联系到收件人。


三、邮件名称：


1、邮件名称要简明扼要，让收件人一目了然，知晓事情原委；
2、如果是非常紧急的状态可在邮件名称前面加感叹号，这样收到的人就会优先处理。


四、邮件正文：


1、正文主要是描述事件始末，用词要正式，不要使用口头用语，尽量条理清晰，简明扼要，核心意思明确；
2、标点符号的使用上，少用感叹号，尤其是连用几个感叹号，会给人压迫感，感叹号是加重语气的，加强事件紧急性的，一般情况下慎用。


五、发送邮件的目的：


1、向上级汇报工作进度的，需要有几个信息：事情本身、涉及到的人员、时间点以及进度，最后这件事情达到什么样的效果，或者是造成什么样的影响；
2、向上级询问某件工作的解决办法，除了描述清楚事情原委外，对于问题，需要自己先想好多个解决办法，再寻求领导的意见，而不是把问题直接抛给领导来做决定；
3、需要其他同事协助并给予反馈的，需更加谨慎，言语中尽量避免指责对方，或者推脱责任，要用中立的态度描述始末，不能给对方留下把柄。需要得到反馈的，在邮件中要表明应反馈的时间节点，这样收件人也可以根据时间来给你反馈，避免了无限期的等下去；
4、对于非总结性邮件，都需要后续追踪事件发展的进度，及时的在每个节点，或者在某个进度完成后再追封邮件来向所有人说明，这样做事才是有始有终。


六、邮件归档：


1、对于垃圾邮件或者无用邮件可定期删除，释放邮件内存，方便查找；
2、工作时间越久，会累计很多邮件，可以在收件箱里按照不同的工作性质，将邮件进行分类整理，使用不同的文件夹进行归纳，有利于事后查找。
掌握了使用工作邮件的技巧，我们就可以在工作中减少很多无效沟通，更好的做到权责分明，也避免了同事之间的个别纠缠，事半功倍。

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