此秘书非彼秘书，你说的秘书是这样的吗？

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此秘书非彼秘书，你说的秘书是这样的吗？

鸿鑫瑞商务集团法律咨询和全球实体治理总监Dreamtfly表示:“公司秘书职能对管理公司、履行法律、监管、风险和合规义务至关重要。”正因如此，公司秘书通常被亲切地称为“企业的守门人。”

何为公司秘书的职能？

“秘书”一词，有人会误解为这是一个从事单调或低风险行政工作的角色。但我们指的“公司秘书”肩负许多重要的职能，履行好这些职能可以架起公司与政府部分沟通的桥梁纽带，能更好地保护企业，并帮助企业实现既定战略目标之前，无须担忧官方给你公司找问题找麻烦。

国际企业中，公司秘书（或称“cosec”）职能涉及一些耗时且存在风险的工作。根据企业规模不同，这一职能可以由个人担任，通常为具有法律资格的资深团队成员，如法律顾问；也可由法律顾问带领的法律团队或独立的公司秘书团队来履行。在一些规模较小的企业中，这一角色可由首席财务官兼任，由他来委托或外包相关职能给到专业机构。

无论是何人担任您公司秘书，您应该了解公司秘书所需承担的职责。以下我们列举了一些公司秘书的主要职责:
维护整理你公司的法定账簿和营收记录
提交法定申报表
确保子公司在相关司法辖区的实体治理能保持良好信誉
根据每个实体的章程和地方法律法规，监督董事会和股东大会程序
及时提交相关文件，以反映董事会和股东结构变化
起草和协调相关法定报告
协调组织年度股东大会
管理与以下事务相关的一些职责
保险
养老金计划
股票期权
间接税收(增值税/消费税)
雇员健康和安全
数据保护与网络安全


公司秘书的要求

并不是每个司法管辖区的每个企业都必须任命一名公司秘书。各国的规定各不相同，即使在同一个司法管辖区，也可能根据公司类型有不同的规定。例如，中国香港要求有公司秘书，而瑞士和澳大利亚只要求上市公司必须任命公司秘书，但私营公司并非必须。值得注意的是，在大多数情况下，公司秘书被认定为公司的高级职员，在全球证券交易所上市的公司中就是如此。

一位驻欧盟高级董事mdenger表示，“即使没有任命公司秘书，也必须履行这些职责。人们通常存在一种误解，认为某些未认可公司秘书这一角色或不要求有人担任这一角色的国家，也对这些职责不做要求，但其实公司仍然必须履行相关职责，比如提交法律和财务文件。”


公司秘书服务外包

多数情况下企业在跨境扩张和快速增长的时期，以内部资源履行公司秘书职能可能会造成公司行政管理负担，让企业面临诸多压力。为了减少该负担，公司可能考虑在一个或多个司法管辖区聘请外部专家担任公司秘书这一职能。

例如，一家在中国香港拓展业务的美国企业，聘请了第三方专业服务提供商负责公司秘书服务。在聘用初期，客户会收到一份日程，标明全年合规责任的截止日期和时间安排。鸿鑫瑞香港企业服务主管Helen解释道，
我们通过协调各类当地代理机构，确保客户按时提交正确的文件，从而使公司始终保持良好的信誉。

对于在多个国家拥有子公司实体的企业来说，紧跟法律和监管要求具有很大挑战性。专业的公司秘书服务提供商旨在全球业务中引入完善的治理程序、加强风险控制。服务提供商还会及时了解各个司法管辖区的监管政策变化，制作定期报告，通过降低风险、维护声誉，为企业带来价值。

对此，Helen表示:
与提供公司秘书服务的全球服务商合作的好处是 -- 公司及其法律顾问或公司秘书能够获得由实战经验丰富的专业人士提供的合规知识，使企业紧跟法规和政策变化。

Helen进一步阐述了理解合规的重要性及难点挑战。他表示：“当公司在海外展业时，很少能够充分了解当地的法规、文化、语言和习俗。企业应借助当地专家，帮助他们真正理解合规标准。”

鸿鑫瑞香港企业服务副总监Keri Long认为，客户通常无法分辨在多个国家开展业务所需提交文件类型的差别。
作为企业服务提供商，我们必须领先一步，预见到客户可能忽略的地区差异。

举例来说，中文名可能会让西方人士感到困惑，有经验的服务提供商会帮助客户找出常见错误，避免混淆姓和名。他们也会帮助客户了解哪些国家需要在原文件上签名、什么时候需要在文件上加盖公证和加签，等等。

如若企业决定聘用第三方专业服务提供商，与一家具有全面能力的服务商合作往往优于同时管理多家服务提供商。针对这一观点，Helen表示:
审查、维护和与多个公司秘书沟通可能会成为企业一大痛点，且极为耗时。客户更希望简化业务，聘用单一联系人，用相同的语言、在相同的时区与其沟通。

公司秘书最新趋势
紧跟监管趋势，满足客户和投资者的需求，无疑对公司秘书来说至关重要，也在一定程度上帮助企业积极管理战略决策。此外，环境、社会和治理(ESG)对于跨