采购如何应对紧急订单的处理

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通常情况下，采购部会收到很多标注“紧急”字样的订单。紧急订单的出现不可避免。款式和设计上的突然改变以及市场状况的突然变化都会使精心规划的物料需求不再适用。如果实际所需的部件或物料没有库存，那么就会不可避免地造成生产中断。

1．紧急订单产生的原因

（1）错误的库存控制

实际库存数量与账上数量不符，领用时才发现缺料。有时库存数量虽充足，但品质有瑕疵，因而无法使用。这两种情况都必须紧急请购以补充不足。

（2）生产计划和预算的不足

对物料预测的准确与否会影响生产计划能否顺利执行，如销售预测发生偏差，生产计划就必须加以修改。当追加销售数量或插入紧急订单时，该项产品的原料如果没有足够库存，必将发生紧急请购。另外，在制订生产计划时，只依据对外销售数量安排原材料需求量，忽略了自用数量，也会发生紧急请购。

（3）错失采购时机

采购人员对原料的供应来源及时机未能正确掌握，也会发生紧急请购。

① 就来源而言，未能掌握供应商状况，当其未依约交货时，必须紧急转向其他来源采购。

② 就时机而言，当发现来源渐趋短绌，就应紧急提高请购数量，以备不时之需。

③ 有时因为采购员与供应商议价时日耗费太久，导致购运时间不足，也会发生紧急采购。

（4）请购的延误

由于物料管制系统或人员的失误，未能及时开出“请购单”，致使库存已消耗殆尽才发觉，因此必须紧急请购。有时则因为请购的规格无法确认或预算不足，一再磋商或拖延，也会发生紧急请购。

（5）习惯行为习

惯行为即完全出于习惯，在订单上标注“紧急

2．紧急订单的应对措施

紧急订单引发的代价通常较大，也会给供应商带来负担，而这必然会直接或间接地体现在买方最后的支持价格之中。那么，如何减轻这些问题带来的不良后果呢？对于那些并不是出于紧急需要的所谓“紧急”订单而言，可以通过进行正确的采购流程方面的教育加以解决。例如在一家企业，如果某一个部门发出了紧急订单，这个部门必须向总经理作出解释并得到批准。而且，即使这一申请得到批准，紧急采购所增加的成本在确定之后也要由发出订单的部门来承担，这自然会使紧急订单大量减少。

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